O advento da tecnologia trouxe inúmeras vantagens ao simplificar a nossa vida e a reduzir a quantidade de papel utilizado e guardado para cuidar dos assuntos afeitos a nossa rotina. Uma delas é a possibilidade de transformar o documento físico em modelo digital pelo processo de digitalização. Só que nem todas as pessoas ainda conseguem ou nem fazem ideia de como funciona. Como digitalizar documentos?
Neste artigo, vamos te dar o passo a passo de como fazer isso na sua impressora em casa e na empresa. Lembrando que o melhor serviço de aluguel de impressoras está aqui na Star Cópias com toda a assistência especializada.
Porque a digitalização se tornou tão importante
Historicamente, sempre fomos ensinados e orientados a estar com todos os documentos em mãos, até como forma de comprovar a veracidade de todas as informações prestadas.
Quantas vezes não ouvimos de nossos pais e avós que deveríamos guardar as contas e documentos de órgãos públicos para evitar problemas futuros de desabastecimento e requisições não atendidas por falta de comprovação.
Exemplos mais comuns são as pilhas encontradas no arquivo de casa de contas de:
- Luz;
- Telefone;
- Água.
Merece também destaque todos os documentos, como certidões, requisições, ofícios e demais que sejam necessários para dar andamento às demandas individuais e coletivas sendo entregues pessoalmente ao público, demandando mais papel sendo consumido.
Com tanto papel usado, quem mais sofre as consequências é a natureza. Afinal, para produzir o papel, é preciso derrubar milhares de árvores, comprometendo a sustentabilidade e o equilíbrio do ecossistema. Além disso, temos também a questão legal.
Documentos mais antigos que fossem jogados fora depois de 12 meses ainda conteriam informações pessoais, podendo ser usado por pessoas de má fé. As alternativas encontradas são os famosos termos de quitação pelas empresas para evitar o acúmulo de papel ou o envio das faturas por e-mail.
Muitas soluções estão sendo usadas, mas ainda é inevitável o uso do papel para vários casos. Neste sentido, a solução para reduzir a papelada é a digitalização dos documentos.
Veja como dá para digitalizar documentos sem dificuldades, podendo ser feito por pessoas que nunca mexeram antes em um computador.
Como digitalizar documentos
Para fazer o processo de digitalização, é preciso uma impressora que seja multifuncional. Ou seja, que permita em um só equipamento fazer cópias de documentos, imprimir e digitalizar.
Para digitalizar, os procedimentos variam de marca para marca, mas se resumem basicamente de duas formas: através da própria impressora ou acionar por meio do computador.
Em primeiro lugar, a pessoa deve incluir o documento na mesma região em que o papel deve ser usado para a xerox. Nas impressoras, há um botão específico para digitalização, ou começar o processo pelo computador através do programa oficial da marca da impressora.
Nos dois processos, quando há o escaneamento do papel, aparece a pré-visualização na tela do computador. Se estiver em conformidade, o arquivo digital é salvo dentro do pc e pode ser usado para os devidos fins.
Se houver dificuldades, procure a ajuda de um profissional que já tenha experiência em como digitalizar documentos e possa te auxiliar. Tudo começa com uma boa impressora com alta qualidade de impressão e digitalização.
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