Manutenção de impressoras em contratos de outsourcing de impressão: como funciona?

O outsourcing de impressão é um serviço que tem crescido em todo o mundo, proporcionando inúmeras vantagens as empresas contratantes, que conseguem reduzir seus custos, otimizar suas equipes internas e ainda gerenciar melhor todo o fluxo de impressões realizadas dentro das suas companhias.

Contudo, apesar de todas essas vantagens, muitos empresários ainda não se sentem seguros na hora de contratarem esse tipo de serviço e isso se deve principalmente a algumas dúvidas em relação ao funcionamento prático do outsourcing de impressão.

Para lhe ajudar, hoje nós vamos falar um pouco sobre a manutenção de impressoras e como esse serviço funciona dentro de um contrato de outsourcing de impressão. Confira!

Outsourcing de impressão: o que preciso saber?

Antes de falarmos propriamente da manutenção de impressoras, é fundamental que você entenda exatamente como funciona um serviço de outsourcing de impressão, compreendendo o que está ou não incluído nesse acordo comercial.

O outsourcing de impressão, como o próprio nome sugere, é a terceirização do seu parque de impressões para uma empresa especializada na área, que fornecerá novos equipamentos (e adequados a sua realidade e as demandas de impressão da sua empresa), um software de controle e também apoio técnico, manutenções e treinamentos para que seus funcionários aprendam a usar o software de impressão, a formatarem corretamente seus documentos e a usufruírem todos os benefícios que as impressoras modernas podem oferecer.

Dentro do serviço de outsourcing de impressão podem existir vários tipos de contratos, dependendo muito da empresa escolhida e também das suas necessidades, sendo que alguns desses tipos de pacotes podem incluir apenas o aluguel de impressoras e outros serem mais completos.

O ideal é sempre buscar por uma solução mais completa, afinal a terceirizada possui conhecimentos técnicos específicos para dimensionar a sua necessidade de impressão, oferecer as impressoras adequadas e ainda promover um controle preciso de tudo o que é impresso na sua empresa, ajudando você, como gestor, a identificar melhor os setores que imprimem mais do que o normal ou os pontos que merecem maior atenção quanto ao seu financeiro.

Outsourcing de impressão e manutenção das impressoras: como funciona essa relação?

Agora que você já entendeu como funciona o outsourcing de impressão, ficou mais fácil perceber que a manutenção das impressoras é de responsabilidade da terceirizada, não é mesmo? Afinal, ela apenas irá alugar essas máquinas a sua empresa, ainda sendo detentora das mesmas – e, portanto responsável pelo bom funcionamento de todos os equipamentos.

Assim, podemos dizer que uma das vantagens claras do serviço de outsourcing é que você não terá mais de se preocupar com as manutenções nas impressoras, evitando gastar dinheiro e também tempo dos seus funcionários nesse trabalho.

Se você notar que alguns dos equipamentos não estão funcionando, basta acionar o help desk da terceirizada para que os funcionários da mesma lhe orientem quanto ao suporte. Nesse caso, é possível encontrar empresas que fornecem dois tipos de suporte:

  • à distância, com os operadores auxiliando a fazer pequenos ajustes nas máquinas;
  • in loco, quando o problema é mais grave e vai além do que simples configurações e a impressora precisa ser levada até o conserto.

De qualquer forma, toda a parte de troca de peças e até de equipamento será algo realizado pela terceirizada, sem que isso incorra em custos adicionais ao seu negócio, o que ajuda muito a otimizar a sua vida financeira e a evitar que o seu parque de impressões se torne um prejuízo.

Geralmente, as empresas de outsourcing possuem um controle de todos os chamados realizados, anotando data, horário e tipo de problema relatado. Isso é essencial para que você acompanhe também se os seus funcionários estão (ou não) tendo facilidades com o uso dos equipamentos.

Se os chamados forem constantes ou promovidos por simples erros de configuração, pode ser interessante conversar com a empresa de outsourcing para promover um treinamento a fim de tornar esse uso mais adequado.

Esse relatório também pode indicar problemas constantes relacionados a falhas das impressoras, o que pode ser um indício de má qualidade técnica da terceirizada e talvez seja hora de pensar em trocar de prestadora de serviço.

Como funciona a reposição de papéis e cartuchos no outsourcing de impressão?

Além da manutenção, muitos gestores também têm dúvidas em relação à reposição dos insumos correlatos de um parque de impressões, como folhas, cartuchos e outros itens. Todos esses pontos devem estar sempre discriminados no seu contrato, mas, geralmente, eles são obrigações da terceirizada.

Isso significa que, ao contratar um serviço de outsourcing de impressão, você não terá mais de se preocupar com o nível dos cartuchos da sua impressora e nem programar novas compras de papéis, já que todo esse controle e logística serão feitos pela empresa terceirizada.

Normalmente, as empresas mais modernas contam com sistemas que conseguem monitorar as impressoras à distância, enviando até a central informações importantes sobre o nível de consumo de cartuchos, papéis e também sobre o funcionamento de cada equipamento.

Isso evita que você tenha de deslocar um funcionário próprio para fazer esse controle ou ainda para solicitar a reposição dos materiais. Contudo, vale à pena ficar atento para o que diz o seu contrato, afinal podem existir casos em que a reposição desses itens é controlada e caso você extrapole o combinado tenha de pagar alguma taxa extra. Por isso, é sempre importante ficar atento ao que a empresa oferece e as condições contratuais.

Como escolher a empresa certa de outsourcing de impressão? 

Como você pode notar, para evitar “surpresas desagradáveis” durante a execução do contrato de prestação de serviço é essencial que você escolha corretamente a empresa prestadora de serviço. Alguns pontos devem ser sempre considerados, como:

  • a respeitabilidade da marca da empresa prestadora de serviço e o tempo de experiência na área;
  • o conhecimento da prestadora de serviços sobre o seu setor e as suas demandas no que diz respeito a área de impressões;
  • a tecnologia que ela dispõe, tanto em equipamentos e impressoras, como também em software para controle da informação sobre as impressões feitas na sua empresa e sobre o estado das máquinas;
  • os tipos de pacotes e serviços oferecidos, que devem estar de acordo com a sua realidade;
  • a flexibilidade dos pacotes e serviços, permitindo que alterações no parque de impressões sejam feitas caso a sua empresa entre em expansão ou recessão, por exemplo;
  • a ética e a transparência na troca de informações entre prestadora de serviços e contratante, garantindo que seus gestores terão acesso a todos os dados importantes sobre o parque de impressões e também sobre as ações da terceirizada.

Agora que você já compreendeu melhor como funciona a manutenção de impressoras nos contratos de outsourcing de impressão está mais interessado nesse tipo de serviço? Aproveite inscreva-se em nosso blog e receba sempre dicas interessantes como essa!

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