Se você está procurando como escolher uma impressora para empresa, saiba que essa decisão pode impactar diretamente na produtividade, nos custos e até na segurança das suas operações. Uma impressora adequada ao perfil da sua equipe evita gargalos, desperdícios e garante agilidade no dia a dia.
Mas, diante de tantas opções no mercado — multifuncionais, laser, jato de tinta, com Wi-Fi, monocromáticas ou coloridas — como fazer a escolha certa? A seguir, listamos os pontos mais importantes que você deve considerar antes de investir em um novo equipamento ou fechar um contrato de locação.
1. Analise o volume de impressão
O primeiro passo é entender o volume mensal de impressão da sua empresa. Se o uso é intenso (mais de 1.000 páginas por mês), impressoras laser são mais recomendadas, principalmente os modelos monocromáticos. Já para demandas menores ou esporádicas, uma jato de tinta pode ser suficiente.
Avaliar esse volume evita comprar ou alugar um equipamento subdimensionado — ou, pior, pagar por uma máquina superpotente que nunca será usada em sua total capacidade.
2. Avalie as funcionalidades necessárias
Sua empresa precisa apenas imprimir, ou também digitalizar e copiar documentos? Equipamentos multifuncionais podem otimizar o espaço físico e o tempo da equipe, reunindo várias funções em um só lugar.
Além disso, recursos como impressão frente e verso automática (duplex), alimentador automático de documentos (ADF), digitalização para e-mail ou nuvem, e conectividade Wi-Fi ou via rede são diferenciais que fazem a diferença no fluxo de trabalho.
3. Custo por página e rendimento do toner
Um erro comum é considerar apenas o preço da impressora. O verdadeiro custo está no valor por página impressa e na frequência de troca de cartuchos ou toners.
Empresas que imprimem muito devem optar por modelos com toner de alto rendimento, que reduzem significativamente o custo por página. E se a ideia for economizar desde o início, a locação de impressoras pode ser uma solução ainda mais vantajosa, com manutenção e suprimentos incluídos.
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4. Segurança e controle de uso
Impressoras corporativas modernas oferecem controle de acesso por senha, relatórios de uso por usuário e bloqueio de funções, o que ajuda a manter a confidencialidade de documentos e reduzir desperdícios.
Se sua empresa lida com dados sensíveis, como contratos, prontuários ou informações financeiras, esse é um ponto crucial na escolha da impressora ideal.
5. Suporte técnico e manutenção
Outro fator decisivo em como escolher uma impressora para empresa é o suporte técnico. Problemas com a impressora podem parar equipes inteiras e comprometer prazos.
Por isso, prefira fornecedores que ofereçam atendimento rápido, manutenção preventiva e substituição de equipamentos em caso de falha. Aqui, novamente, a locação de impressoras se destaca como solução prática e sem dor de cabeça.
Saber como escolher impressora para empresa é mais do que uma decisão técnica — é uma estratégia para garantir produtividade, economia e fluidez nas operações. Avalie as necessidades reais do seu negócio, pense no longo prazo e considere alternativas inteligentes como a locação.
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